Bilde av ollily
Ikke vær redd for ikke å ha tid til å kjedelig legge inn alle dine økonomiske transaksjoner i et komplisert regneark eller program. Konvoluttsystemet for å holde økonomiske poster er lite vedlikehold, kostnadseffektivt og enkelt å implementere på kort tid. Alt du trenger er noen konvolutter, et gummibånd, en penn, en sharpie, en highlighter, en oppbevaringsboks, en time på slutten av måneden, og hele måneds kvitteringer.
Konvoluttsystemet er en enkel og morsom måte å lagre, organisere og lagre kvitteringer på og holde pålitelige økonomiske poster.
Trinn 1: Lagre alle dine kvitteringer i løpet av måneden
I løpet av måneden får du kvittering for hvert kjøp du lager. Hvis en kassereren ikke gir deg kvitteringen din, ikke glem å spørre. Når du foretar kjøp på nettet, må du sørge for å skrive ut kvitteringene umiddelbart. Hvis du kan, skriv dem ut på tynt papir og formater dem slik at de har samme form og størrelse som vanlige kvitteringer.
Hold kvitteringer i lommeboken til de begynner å overflyte, og dump dem deretter inn i en utpekt konvolutt der hjemme. Pass på at du merker konvolutten noe som "Nåværende kvitteringer", og hold den på en trygg og lett tilgjengelig måte.
Trinn 2: Organiser dine kvitteringer ved slutten av måneden
Før du kan lagre postene dine på en ordnet måte, må du organisere kvitteringene. Og før du kan organisere dem, må du sluttføre hver kvittering individuelt.
Gå gjennom hver og fremheve:
- Dato
- Det totale beløpet brukt (eller refundert)
- Type transaksjon (for eksempel kontanter, debet, sjekk, gavekort)
Pass på at du bruker en lysende høyttaler slik at blekk fra kvitteringen fremdeles viser seg. Noen kvitteringer har veldig lett blekk som fades bort en gang fremhevet. I så fall bare utheve under informasjonen i en rett linje slik at den ikke bløder inn i informasjonen.
Etter å ha markert, skriv ned notater direkte på kvittene etter behov:
- Legg merke til avdragsberettigede utgifter som kan være forretningsmessige eller for veldedighet
- Obs! Returnerer, hvorfor de ble gjort, hvor mye penger ble refundert, og det nye nettotallet
- Merk eventuelle kvitteringer der det ikke er umiddelbart opplagt hvor kjøpet ble gjort, til hvem det ble laget, eller hvorfor det ble laget
- Skriv ned noen andre notater som vil hjelpe deg med å holde bedre poster, muligens gjøre fremtidige avkastninger, budsjett i fremtiden, og være en bedre forbruker (f.eks. Hvordan du bruker en bestemt kupong som sparte deg halvt, da et stort salg skjedde osv. )
Hvis du finner ut at det ikke er nok plass på en bestemt kvittering for å ta disse notatene, skriv dem deretter på et lite stykke papir og stift det på baksiden av den tilsvarende kvitteringen. Sørg for å skrive en påminnelse på kvitteringen selv for å referere til de ekstra notatene på neste side.
Her er hva en ferdig kvittering skal se ut (merk at den er stiftet til andre kvitteringer under den):
Når du er ferdig med å ta notater, organisere batchen i kronologisk rekkefølge og stift den. Alternativt kan du bruke et papirklipp. Det spiller ingen rolle om du bruker omvendt kronologisk rekkefølge i stedet (med de nyeste kvittene på toppen), men hva du velger - hold det konsistent. Ellers har du det vanskelig å finne individuelle kvitteringer senere når du må bytte mellom to forskjellige bestillingssystemer.
Trinn 3: Lagre kvitteringer ved hjelp av konvolutter og bokser
Når du har utarbeidet den månedlige mengden kvitteringer, legg den inn i en konvolutt. Du må kanskje kaste inn noen kvitteringer slik at partiet passer. Vurder fargekoding av en konvolutt for sesongen eller måneden hvis det hjelper deg å holde orden.
