Øk din e-postskrivningsproduktivitet med Microsoft Word Mail Merge

2024 Forfatter: Geoffrey Carr | [email protected]. Sist endret: 2024-01-31 12:50

Microsoft Words brevfusjon er et utmerket produktivitetsverktøy. Å vite hvordan du oppretter personlige emnelinjer og vedlegg som Words mailfusion-grunnleggende funksjon ikke støtter, kan være livredder når du må skrive e-post i bulk.

I dagens artikkel lærer du hvordan du bruker Words 2010 Merge Wizard 2010, skriver tilpassede e-postpersoner og konfigurerer forskjellige vedlegg for hver av e-postmottakerne dine.

Bilde av M! R

Opprette en distribusjonsliste

Word Mail Merge sparer oss fra den kjedelige oppgaven ved å legge inn e-postadressen til hver mottaker manuelt ved å la oss importere e-postadresser fra Outlook-kontakter, Excel eller Access-datakilder eller Word-datafiler.

Outlook-kontakt er det beste alternativet blant de tre, og hvis du ikke har brukt det, vil det nå være en god tid å oppdatere adresseboken til Outlook, og vi vil vise deg hvordan du gjør det. Du kan hoppe over neste seksjon og begynne å skrive brevfusjonen din, hvis du allerede vet hvordan du konfigurerer Outlook-kontakt, ellers vil de neste to seksjonene gi deg noen grunnleggende opplysninger om hvordan du konfigurerer Outlook-kontakten ved å importere din nettbaserte kontaktliste.

Oppsett e-postprofilen din

Konfigurering av Outlook-kontakt begynner med å opprette en e-postprofil som lagrer kontoens e-postadresse, passord, serverinformasjon og koblinger til andre data, for eksempel e-postmeldinger og adresser.

Du kan opprette noen profiler, hver skreddersydd til en bestemt e-postkonto.

Et riktig profilnavn lar deg identifisere e-postkontoen du knytter til din e-postprofil.

Du har muligheten til å konfigurere e-postprofilen din ved hjelp av e-postadressen du mottok fra Internett-leverandøren din, eller din egen e-postkonto ved å velge det tredje alternativet.

Velg "Internet E-post" for å bruke en e-postleverandør som gir en POP-tjeneste - for eksempel GMail.

Hver Internett-e-postleverandør har forskjellig POP-konfigurasjon, pass på at du leser brukerhåndboken for å lære om POP-oppsettet.

Gratulerer! Hvis du ser denne skjermen, har du satt opp e-postprofilen din vellykket. Nå er vi klare til å sette opp vår Outlook-kontaktmappe.

Populere din kontaktmappe

Du kan legge inn distribusjonslisten manuelt i Outlook, eller importere andre nettbaserte adressebøker - for eksempel Gmail, Yahoo eller Hotmail adressebok. De fleste nettbaserte e-postleverandører tillater oss å eksportere våre adressebok til en Outlook-kompatibel datakilde. For eksempel gir Gmail oss muligheten til å eksportere våre kontakter til en Outlook-kompatibel CSV-fil.

Outlook-importfunksjonen støtter en rekke filtyper: csv, vcard, RSS, iCalendar, og mange andre, noe som gjør det til et flott verktøy for å lage en liste over distribusjonsforbindelser.

CSV-filen faller under kategorien "Annet program eller fil" i Outlook.

ACT-fil, DOS CSV, Lotus, Access 97-2003, PST-filer, er noen av programfilene som Outlook støtter - for oss valgte vi kommaseparerte verdier (Windows) filtype.

Finn nå CSV-filen som vi nettopp eksporterte fra Gmail-adresseboken.

Ut av alle disse mappene er kontaktmappen det beste alternativet for vår sammenslåingsformål.

Outlook trenger noen minutter til å importere kontakten din, avhengig av antall e-postadresser du importerer.

Vi bør kunne bruke denne kontaktmappen, når Outlook har fullført importeringen av alle kontaktene dine, for mailfusjonen.

Videresalg av e-post

Begynn med et tomt dokument og åpne "Mailings" -båndet for å starte brevfusjonen.

Veiviseren er den beste måten for nybegynnere å komme i gang på deres første samleøvelse.

Velger Meldemottakere

Veiviseren vil be oss om å velge dokumenttypen for sammenføyning av e-post, E-postmeldinger er den aktuelle dokumenttypen for dagens sammendragsøvelse.

Vi kan begynne å skrive vår e-postmelding fra et tomt dokument, en mal eller et eksisterende dokument.

Velg vår Outlook-kontaktmappe som vår distribusjonsliste for postfusjon i trinn 3.

Vi har muligheten til å bruke hvilken som helst av e-postprofilen som vi installerer i vårt system.

Kontakttellingen din skal være mer enn null hvis Outlook importerte Gmail-adressen din vellykket.

Velg personene du vil inkludere i e-postdistribusjonen ved å merke de aktuelle boksene.

Komponere e-postmeldingen

Begynn å skrive din e-postmelding og sett inn sammenføyningsfelt hvor du vil plassere personlige meldinger - for eksempel tittel eller etternavn på riktig sted i dokumentet.

Hvert fusjon felt vil være innelukket i en dobbel chevron; De vil bli erstattet med kontaktkortinformasjonen din når du fullfører e-postfeltveiviseren.

Forhåndsvis e-postmeldingen din for å se hvordan Word behandler sammenføyningsfeltene ved å klikke på koblingen "Neste: Forhåndsvisning av e-postmeldinger".

Hvis du er fornøyd med forhåndsvisningen, klikker du på "Next: complete the merge" -linken, og Word vil sende den sammenslåtte e-posten til alle mottakerne dine med en felles emnelinje.

Tilpasse din emnelinje

Veiviseren bryter brevfusjonsprosessen inn i disse trinnene: Velg riktig dokumenttype og -mal, opprett en distribusjonsliste, evaluer forhåndsvisning av e-post og send ut e-post til alle mottakerne dine.

På dette punktet kan du merke to vanlige e-postskrivningsaktiviteter som veiviseren ikke støtter, skrive personlige emnelinjer og sette opp forskjellige vedlegg. Vi må bruke makro til å gjøre dem i brevfusjon, helst før vi fullfører veiviseren.

Når du har åpnet brevet, trykker du på "Alt + F11" og dobbeltklikker "ThisDocument" i vinduet som fungerer Word, for å åpne Macro-editoren.

Lim inn denne makrokoden, skrevet av en ekspert makrokoder hutchinsfairy, inn i blankruten og lagre den.


Dim WithEvents wdapp As Application Dim EMAIL_SUBJECT As String Dim FIRST_RECORD As Boolean
Private Sub Document_Open()
Set wdapp = Application ThisDocument.MailMerge.ShowWizard 1
End Sub
Private Sub Document_Close()
Set wdapp = Nothing
End Sub
Private Sub wdapp_MailMergeBeforeRecordMerge(ByVal Doc As Document, Cancel As Boolean) Dim i As Integer
With ActiveDocument.MailMerge
If FIRST_RECORD = True Then EMAIL_SUBJECT =.MailSubject FIRST_RECORD = False Else.MailSubject = EMAIL_SUBJECT End If
i =.DataSource.DataFields.Count
Do While i > 0.MailSubject = Replace(.MailSubject, '<' &.DataSource.DataFields(i).Name & '>',.DataSource.DataFields(i).Value,,, vbTextCompare) i = i - 1 Loop
End With
End Sub
Private Sub wdapp_MailMergeBeforeMerge(ByVal Doc As Document, ByVal StartRecord As Long, ByVal EndRecord As Long, Cancel As Boolean)
FIRST_RECORD = True
End Sub
Private Sub wdapp_MailMergeAfterMerge(ByVal Doc As Document, ByVal DocResult As Document)
ActiveDocument.MailMerge.MailSubject = EMAIL_SUBJECT
End Sub

Gå tilbake til dokumentet ditt og klikk på "Next: complete the merge" -linken for å sende ut e-posten din.

Klikk på koblingen "Elektronisk post …" for å sende ut meldingen.

Plasser de rette flettfeltene, omgitt av en chevron, inn i emnelinjen.

Makroen vil analysere sammenføyningsfeltet og erstatte det med mottakerens etternavn når Word email dokumentet.

Feste forskjellige elementer til din e-post

Frem til dette punktet har vi lært hvordan du bruker e-postfeltveiviseren og hvordan du personliggjør emnefeltene - og for å fullføre dagens veiledning, viser vi deg en tredjeparts tillegg som gjør at vi kan legge til en annen fil for hver e-post.

Last ned tillegget, pakk det opp, og du vil oppdage at tillegget kommer som Word Document-maler. Bruk "CreateEMailData Word 2007 Ver02", hvis du bruker Word 2007 eller 2010, og "CreateEMailData Word 2003 Ver02", hvis du bruker Word 2003.

Kopier den aktuelle dokumentmalen i mappen "% appdata% Microsoft Word STARTUP" der "% appdata%" er Microsoft-oppstartsmappen din - i tilfelle det er "C: Users zainul AppData Roaming".

Start på nytt ditt Word, etter at du har kopiert filen til Microsoft-oppstartsmappen, og du bør se to nye tillegg: Lag datafil og slå sammen til e-post, under "Mailing" -menyen.

Klargjør en datafil med en to-kolonne tabell - mottakerens e-postadresse i den venstre kolonnen, og hele banen til vedleggsfilen i den høyre kolonnen, og lagre den i samme mappe som e-postfusjonsdokumentet som MergeAttachmentsData. Vi må understreke at du må lagre filen som "MergeAttachmentsData", ellers vil tillegget ikke finne filen for å se etter vedlegg.

Gå tilbake til fusjonsdokumentet ditt og del dokumentene i individuelle filer.

Et nytt orddokumentvindu bør vises, og klikk på «Legg til til e-post» -tilpassings-knappen. Bare klikk på "Ok" -knappen på den gule dialogen, siden vi allerede har utarbeidet datafilen.

Sett et riktig emne for e-posten din, klikk OK, og Outlook sender e-posten din med vedlegget du angir i datafilen.

Word, med sine mange nyttige funksjoner, er virkelig et flott produktivitetsverktøy. Vi gleder oss til å skrive flere Word-artikler til våre lesere. I mellomtiden, sjekk ut de andre Ord-artiklene på vår side.

Vi håper at du har lært hvordan du bruker Word-mailfusjonen fra dagens artikkel. Du er velkommen til å diskutere andre postfusjonstips med de andre medleserne i kommentarfeltet.