Ved å prøve å administrere en bedrift i disse dager, er det veldig viktig å ha et organisasjonsdiagram for å holde alt håndterbart. Her viser vi deg hvordan du bygger en i Visio 2010.
Denne gjesteartikkelen ble skrevet av våre venner over på Office 2010 Club.
Behov for organisasjonsdiagrammer
Behovet for å skape organisasjonsdiagrammer blir i ferd med å bli uunnværlig i disse dager, ettersom selskapene begynner å fokusere på omfattende ansettelser for tilgjengelighet, økt produktivitet og målrettede ulike markeder. Med tanke på denne strenge endringen kan å skape et organisasjonsskjema hjelpe interessenter med å forstå den stadig voksende organisasjonsstrukturen og hierarkiet med en letthet. Den viser den grunnleggende strukturen i organisasjonen sammen med å definere forholdet mellom ansatte som arbeider i ulike avdelinger.
Microsoft Visio 2010 tilbyr en enkel måte å opprette organisasjonsoversikt på. Som tidligere nå har ortodokse måter å notere organisasjonshierarki blitt brukt til å definere strukturen av avdelinger sammen med kommunikasjon mulig inkludert; horisontal og vertikal kommunikasjon. For å transformere disse lister som definerer organisasjonsstruktur, i et detaljert diagram, inneholder Visio 2010 et tillegg for å importere Excel-regneark, noe som er nyttig for å trekke ut data fra regneark for å lage et organisasjonsdiagram.
Det er viktig at du ikke trenger å hengi deg selv i labyrint for å definere organisatoriske hierarkier og utkalkingsstruktur, da du bare trenger å spesifisere kolonne- og radhodene, sammen med data du trenger å importere, og det vil automatisk opprette diagramdiagrammer. organisatoriske hierarkier med spesifisert legitimasjon for hver ansatt, kategorisert i deres tilsvarende avdelinger.
Opprette organisasjonsdiagrammer i Visio 2010
For å begynne med har vi opprettet et Excel-regneark med felt, Navn, veileder, betegnelse, avdeling og telefon. De Navn feltet inneholder navn på alle ansatte som arbeider i ulike avdelinger, mens Supervisor feltet inneholder navn til veiledere eller lagledere. Dette feltet er avgjørende for å lage Organization Chart, da det definerer den grunnleggende strukturen og hierarkiet i diagrammet.
Dette vil starte Organization Chart Wizard, i første trinn aktivere Informasjon som allerede er lagret i en fil eller database alternativet, og klikk på Neste.
I dette trinnet må du angi feltene som faktisk definerer strukturen til en organisasjon. I vårt tilfelle er disse Navn & Supervisor Enger. Etter å ha angitt felt, klikk Neste for å fortsette videre.
Som organisasjonsdiagram er primært for å vise hierarkiet av avdelinger / ansatte som arbeider i organisasjon sammen med hvordan de er knyttet sammen, og hvem fører tilsyn med hvem. Tatt i betraktning dette, i dette trinnet vil vi forlate Supervisor-feltet fordi det ikke er nødvendig med inkludering, da Visio automatisk kalkulerer ut den grunnleggende strukturen som er definert i Excel-ark. Legg resten av feltene under Viste felt kategori, og klikk Neste.
Dette trinnet handler om å bryte diagrammet til flere sider. Hvis du har å gjøre med 100 + ansatte, kan du angi antall sider som organisasjonskartet vil bli vist på. Men i vårt tilfelle har vi å gjøre med mye mindre mengde data, så vi vil aktivere Jeg vil at veiviseren automatisk vil bryte organisasjonskartet mitt på tvers av sider alternativ. Angi navnet du må vise øverst på siden. Hvis du har mindre enn 20 hierarkier, skriver du inn navnet på den høyest rangerte medarbeideren i organisasjonen og klikker på Fullfør for å avslutte veiviseren.
For forhåndsjusteringer, gå over til Org Chart fanen, her finner du forskjellige grupper for å sette opp Org-diagrammets hierarki og administrere andre ansattes posisjoner. Under Arrangere gruppe, former 'arrangementer kan endres og det gir enkel navigering gjennom diagrammet. Du kan også endre typen av posisjonen og skjule underordnede til valgt arbeidstaker.
Fra Bilde gruppe, kan du sette inn et bilde av de ansatte, avdelingene osv. Fra synkroniseringsgruppen har du muligheten til å lage en synkronisert kopi og utvidende underordnede av valgt medarbeider. Under Organisasjonsdata-gruppen kan du endre hele oppsettet for organisasjonskartet fra Visningsalternativer gjelder også; form skjerm, vis divider, aktiver / deaktiver importerte felt, endre blokk posisjon og fyll farger, etc.
Vi har for eksempel lagt til en konsulent i organisasjonen, som er direkte under administrerende direktør, for å opprettholde dette, har vi slått Konsulent boks og bare droppet den over administrerende direktør boksen for å gjøre den umiddelbare underordnede stillingen.
Konklusjon
Et organisasjonsdiagram er en fin måte å vise detaljerte organisatoriske hierarkier på. med definerte legitimasjonsbeskrivelser for ansatte, avdelingsstruktur, nye ledige stillinger, nyansatte medarbeidere, nylig tilførte avdelinger, og viktigere viser den mest hensiktsmessige måten å samhandle mellom ulike avdelinger og ansatte, etc.
