Før du publiserer Office-dokumenter offentlig eller sender dem til noen, vil du sannsynligvis sjekke hvilken skjult informasjon dokumentet inneholder og fjerne de sensitive dataene. Denne metadata kan krenke personvernet ditt eller være potensielt pinlig.
Se og fjern skjulte data
På Office 2013 eller Office 2010 klikker du på Arkiv-menyen, klikker på Info og Inspect Document-verktøyet vil være midt foran og informere deg om den potensielt sensitive informasjonen som dokumentet inneholder. Denne informasjonen er mer åpenbar enn den er i eldre versjoner av Office, men det er fortsatt lett å gå glipp av hvis du ikke vet at Office legger til disse sensitive dataene i dokumentene dine.
På Office 2007 klikker du på Office orb-knappen på båndet, peker på Forbered, og klikker Inspiser dokument.
Hvilken type metadata lagrer kontoret?
Office lagrer dokumentegenskaper, inkludert detaljer som forfatter, emne, tittel, datoen du opprettet et dokument, når du sist endret det, og hvor lenge du brukte arbeidet med dokumentet. Disse egenskapene vil også inneholde navnet på en hvilken som helst mal du brukte mens du opprettet dokumentet, e-postoverskrifter og annen relatert informasjon. Dette kan potensielt være pinlig - for eksempel kan du sende en TPS-rapport til sjefen din og si at du har brukt hele dagen på å jobbe alene. Men metadataene kunne avsløre at du bare jobbet i TPS-rapporten i noen minutter, samarbeidet med andre mennesker, og at du brukte en mal som heter "Useless TPS Report Template" når du lager den. Verre ennå, det er andre personvernimplikasjoner her - det kan hende du vil publisere et dokument på nettet uten at navnet ditt er tilknyttet det, men navnet ditt vises som standard i dokumentets egenskaper.
Overskrifter, bunntekster, vannmerke og tekst formatert som skjult tekst kan også inkluderes, men vises ikke hvis du gjør en oversiktlig oversikt over dokumentet. Verktøyet forteller om dokumentet inneholder denne informasjonen.
Hvis du samarbeider med andre mennesker mens du skriver dokumentet, vil det inneholde enda flere data. Metadataene viser navnene til alle som jobbet på dokumentet, samt kommentarer, revisjonsmerker, blekkannonseringer og tidligere versjoner av dokumentet. Hvis du publiserer et dokument du har jobbet med, vil du sannsynligvis fjerne alle disse dataene i stedet for å dele den.
Slik stopper du kontoret fra lagring av metadata
Dessverre må du bruke Document Inspector-verktøyet for å fjerne sensitive data fra hvert enkelt dokument før du publiserer eller deler det med noen. Det er ingen innebygd måte å fjerne denne informasjonen fra flere dokumenter på en gang, og det er heller ikke en innstilling for hele kontoret for å hindre at Office bruker disse dataene til dokumenter.
Du kan imidlertid få Office automatisk å fjerne metadataene hver gang du lagrer en fil. Du må bruke denne innstillingen til hvert dokument du bruker - det er en dokumentspesifikk innstilling, ikke en systemomfattende innstilling.
For å hindre at Office lagrer metadata sammen med dokumentene dine, klikker du Fil-menyen, klikker Valg og velger kategorien Tillitssenter. Klikk på Trust Center Settings-knappen og velg Personvernalternativer. Aktiver "Fjern personlig informasjon fra filegenskaper på lagre" -alternativet. Hvis det ser ut gråte, klikker du på Dokument inspektørknappen nedenfor, kjører dokumentinspektøren og fjerner alt dokumentets personlige opplysninger. Du bør da kunne klikke i avkrysningsruten.
Husk at du må endre dette alternativet for hvert dokument separat.
Denne informasjonen kan være nyttig, og noe av det er også avgjørende for samarbeid eller for bedrifter å holde oversikt over hvem som jobbet på et dokument. Men når det er på tide å publisere dokumentet, vil du sannsynligvis fjerne denne metadataen.
