Spar tid med tilpassede søkemapper i Microsoft Outlook

Innholdsfortegnelse:

Spar tid med tilpassede søkemapper i Microsoft Outlook
Spar tid med tilpassede søkemapper i Microsoft Outlook

Video: Spar tid med tilpassede søkemapper i Microsoft Outlook

Video: Spar tid med tilpassede søkemapper i Microsoft Outlook
Video: Best Video Editing Apps For Android - 2023 Review! - YouTube 2024, Mars
Anonim
Søke i Outlook er ganske enkelt, men hvorfor bry deg om å skrive ut de samme søkene om og om hvis du utfører dem regelmessig? Med tilpassede søkemapper kan du lagre de tilpassede søkene, slik at du kan komme tilbake til dem med bare et klikk eller to.
Søke i Outlook er ganske enkelt, men hvorfor bry deg om å skrive ut de samme søkene om og om hvis du utfører dem regelmessig? Med tilpassede søkemapper kan du lagre de tilpassede søkene, slik at du kan komme tilbake til dem med bare et klikk eller to.

Og mens det er fristende å bare tenke på tilpassede søkemapper som et lagret søk, er de faktisk kjøligere enn det. Siden de oppdateres automatisk, fungerer de faktisk mer som virtuelle mapper, som ligner på etikettfunksjonen i Gmail, unntatt kraftigere. Vil du ha en mappe som bare viser meldinger som er uleste, fra en bestemt person, og har ett eller flere vedlegg? Ikke noe problem.

La oss se på hvordan du setter dem opp.

Opprett en forhåndsdefinert søkemappe i Outlook

Outlook har allerede en rekke forhåndsdefinerte søkemapper som du kan benytte deg av. Du kan ikke tilpasse noen av disse, men de er verdt å ta en titt først hvis de dekker dine behov.

Til å begynne med finner du søkemappene dine nederst i listen over mapper i Outlook-datafilen din på venstre side av vinduet. Hver datafil har sin egen søkemappe, så hvis du bruker Outlook til å sjekke mer enn en konto, kan du sette opp forskjellige søkemapper for hver enkelt.

Du kan ikke selv velge den mappen "Søkemapper", før du har opprettet din første søkemappe. For å opprette en søkemappe, bytt til "Mapp" -fanen på båndet, og klikk deretter på "Ny søkemappe" -knappen.
Du kan ikke selv velge den mappen "Søkemapper", før du har opprettet din første søkemappe. For å opprette en søkemappe, bytt til "Mapp" -fanen på båndet, og klikk deretter på "Ny søkemappe" -knappen.
Dette åpner vinduet Ny søkemappe. Du ser en rekke forhåndsdefinerte søkemapper organisert i kategorier som Lesing av post, E-post fra personer og lister og Organisering av e-post. De fleste mappene er ganske selvforklarende, så vi vil ikke dekke dem i detalj - du kan bare bla gjennom dem.
Dette åpner vinduet Ny søkemappe. Du ser en rekke forhåndsdefinerte søkemapper organisert i kategorier som Lesing av post, E-post fra personer og lister og Organisering av e-post. De fleste mappene er ganske selvforklarende, så vi vil ikke dekke dem i detalj - du kan bare bla gjennom dem.

Her oppretter vi en ny søkemappe som viser ulest post. Det er en superhendig søkemappe å ha rundt fordi den viser all ulest post, uansett hvilken mappe den er lagret i. Bare klikk søkemappen du vil opprette, og trykk deretter på "OK" -knappen.

Ganske enkelt, ikke sant? Nå, la oss ta en titt på å lage dine egne tilpassede søkemapper, som er mye kraftigere.
Ganske enkelt, ikke sant? Nå, la oss ta en titt på å lage dine egne tilpassede søkemapper, som er mye kraftigere.

Opprett en tilpasset søkemappe i Outlook

Egendefinerte søkemapper gir deg flere kriterier som de forhåndsdefinerte søkemappene ikke inneholder - du kan ganske enkelt søke etter hvilket felt som helst i Outlook-meldingen. Enda viktigere, kan du opprette en egendefinert søkemappe som bruker flere kriterier for å velge meldinger. For eksempel kan du ha en eneste visningsmelding fra bestemte personer, og som har bestemte ord i emnelinjen.

For å opprette en søkemappe, bytt til "Mapp" -fanen på båndet, og klikk deretter på "Ny søkemappe" -knappen.

I vinduet Ny søkemappe ruller du ned til bunnen av listen, velger "Opprett en tilpasset søkemappe", og klikker deretter på "Velg" -knappen som vises.
I vinduet Ny søkemappe ruller du ned til bunnen av listen, velger "Opprett en tilpasset søkemappe", og klikker deretter på "Velg" -knappen som vises.
Skriv inn et navn for mappen i vinduet Tilpasset søkemappe.
Skriv inn et navn for mappen i vinduet Tilpasset søkemappe.
Deretter skal du sette opp kriteriene for søket, så trykk på "Kriterier" -knappen.
Deretter skal du sette opp kriteriene for søket, så trykk på "Kriterier" -knappen.
I vinduet Søkemappekriterier kan du virkelig tilpasse søket ditt, og du kan velge så mange av de tilgjengelige kriteriene som du vil.
I vinduet Søkemappekriterier kan du virkelig tilpasse søket ditt, og du kan velge så mange av de tilgjengelige kriteriene som du vil.

Fanen "Meldinger" inneholder grunnleggende kriterier som lar deg søke etter bestemte ord i emnet eller meldingsorganet, avsendere og mottakere. Du kan også begrense søket til meldinger der du er den eneste personen på "Til" -linjen eller på "Til" eller "Cc" -linjen med andre personer.

Og du kan til og med angi et tidsintervall for meldingene basert på når de ble mottatt, sendt, endret og så videre. Så, for eksempel, kan du bare vise meldinger som ble mottatt de siste syv dagene.

Fanen "Avansert" lar deg legge til kriterier basert på alle feltene et Outlook-objekt kan lagre. Det er masse av dem, så vi vil ikke dekke dem her. Men hvis du trenger å søke etter noe du ikke har funnet på de andre fanene, er sjansene at du finner det ved å klikke på "Field" -knappen og bla gjennom menyene.
Fanen "Avansert" lar deg legge til kriterier basert på alle feltene et Outlook-objekt kan lagre. Det er masse av dem, så vi vil ikke dekke dem her. Men hvis du trenger å søke etter noe du ikke har funnet på de andre fanene, er sjansene at du finner det ved å klikke på "Field" -knappen og bla gjennom menyene.
Når du er ferdig med å angi alle kriteriene du vil ha på de tre kategoriene, går du videre og klikker på "OK" -knappen for å gå tilbake til vinduet Tilpasset søkemappe. Det er en ting du kanskje vil konfigurere her før du er ferdig.
Når du er ferdig med å angi alle kriteriene du vil ha på de tre kategoriene, går du videre og klikker på "OK" -knappen for å gå tilbake til vinduet Tilpasset søkemappe. Det er en ting du kanskje vil konfigurere her før du er ferdig.

Som standard vil det egendefinerte søket du oppretter, trekke fra alle mappene i Outlook-datafilen. Hvis du vil begrense det til bare bestemte mapper, klikker du på "Bla gjennom" -knappen.

Velg mappene du vil inkludere i søket i vinduet Velg mapper, og klikk deretter på "OK" -knappen.
Velg mappene du vil inkludere i søket i vinduet Velg mapper, og klikk deretter på "OK" -knappen.
Og deretter tilbake i hovedtilpasningsvinduet, fortsett og klikk "OK" igjen.
Og deretter tilbake i hovedtilpasningsvinduet, fortsett og klikk "OK" igjen.
Outlook lager den tilpassede søkemappen og legger den til i mappevisningen.
Outlook lager den tilpassede søkemappen og legger den til i mappevisningen.
Når du får tak i å bruke den, er funksjonen Custom Search Folder ganske kraftig. Her er bare noen få eksempler på ting du kan bruke søkemapper til:
Når du får tak i å bruke den, er funksjonen Custom Search Folder ganske kraftig. Her er bare noen få eksempler på ting du kan bruke søkemapper til:
  • Meldinger til og fra sjefen din
  • Meldinger med uløste oppfølgingsflagger etter kategori (for eksempel, du kan søke etter bare uløste elementer i den personlige kategorien)
  • Meldinger med stor betydning
  • Meldinger til og fra en klient (Du kan til og med bruke hele domenet i søkefeltet og velge å søke i alle feltene)
  • Meldinger med vedlegg og som er over en viss størrelse (flott for å kvitte seg med store vedlegg og redusere størrelsen på datafilen)

Og det riper bare overflaten. Så, hvilke typer søkemapper lager du? Gi oss beskjed i kommentarene!

Anbefalt: