Si at du vil legge inn adressen i sidene til dokumentene dine, men adressen endres fra tid til annen. Du kan lagre adressen i et eget, vanlig Word-dokument og bruke et felt i rapporten for å trekke teksten fra det vanlige dokumentet, og oppdatere når det endres. Vi viser deg hvordan du gjør dette.
For å begynne, opprett et nytt Word-dokument som vil fungere som ditt lager for adressen du vil sette inn i andre Word-dokumenter. Lagre det på et sted som vil være tilgjengelig for andre dokumenter. For eksempel, ikke lagre det på en nettverksstasjon som du ikke alltid har tilgang til.
Vi skal bruke bokmerker for å henvise til adressen i vårt vanlige dokument. Skriv strengen med tekst du vil sette inn i andre dokumenter (i vårt tilfelle adressen). Opprett et bokmerke ved å markere navnet og gå til Sett inn> Bokmerke og gi det et navn, som "Adresse". Se vår guide til bokmerker i Word for informasjon om hvordan du lager dem.
Vær oppmerksom på at bokmerkene ikke kan ha mellomrom. Vi anbefaler at du legger navnet på bokmerket over hvert element i den vanlige informasjonsfilen, slik at du enkelt vet hvilket navn du vil bruke for hvilket element. Dette er spesielt nyttig hvis du planlegger å ha mange gjenbrukbare elementer i dette vanlige dokumentet. I vårt eksempel legger vi til adressen vår til det vanlige informasjonsdokumentet og legger bokmerkenavnet "Adresse" over elementet.
MERK: Du kan ikke bare skrive inn normale parenteser rundt feltkoder. Du må bruke "Ctrl + F9" for å sette inn riktig type braketter.
Markøren plasseres automatisk mellom parentesene. Skriv inn følgende tekst mellom brakettene, erstatt ""Med den absolutt fulle banen til det vanlige ordet som inneholder navnet du vil sette inn. Erstatte ""Med bokmerkenavnet du tilordnet elementet i det vanlige dokumentet.
INCLUDETEXT ''
MERK: Ikke skriv inn parentesene i feltkoden.
For eksempel skrev vi følgende mellom feltkodens parenteser:
INCLUDETEXT 'C:\Users\Lori\Documents\Common Information\CommonInformation.docx' Address
MERK: Du må bruke dobbelte tilbakeslag i banen, som vi gjorde. Sørg også for at du bruker raske sitater, ikke smarte sitater, når du skriver inn koden ovenfor i feltet.
