Slik legger du raskt inn blokker med tekst i Microsoft Word med AutoText

Innholdsfortegnelse:

Slik legger du raskt inn blokker med tekst i Microsoft Word med AutoText
Slik legger du raskt inn blokker med tekst i Microsoft Word med AutoText

Video: Slik legger du raskt inn blokker med tekst i Microsoft Word med AutoText

Video: Slik legger du raskt inn blokker med tekst i Microsoft Word med AutoText
Video: How to Fix 503 Service Unavailable WordPress Error (Quick Solution) - YouTube 2024, Mars
Anonim
Vi har alle noen få store biter av tekst vi må skrive regelmessig - som din adresse, lange navn eller setninger, eller til og med tabeller og bilder du bruker ofte. AutoText-funksjonen i Word lar deg lagre disse biter av tekst og raskt sette dem inn med noen få tastetrykk, slik at du kan kaste bort mindre tid på å skrive.
Vi har alle noen få store biter av tekst vi må skrive regelmessig - som din adresse, lange navn eller setninger, eller til og med tabeller og bilder du bruker ofte. AutoText-funksjonen i Word lar deg lagre disse biter av tekst og raskt sette dem inn med noen få tastetrykk, slik at du kan kaste bort mindre tid på å skrive.

AutoText-funksjonen har vært en del av Office i lang tid, men er nå en del av Quick Parts, som ble lagt til Office 2007. I tillegg til AutoText-oppføringer kan Quick Parts-funksjonen sette inn dokumentegenskaper (for eksempel tittel og forfatter ) og felt (for eksempel datoer og sidetall). Quick Parts og AutoText oppføringer er også kjent som "Building Blocks", og Word kommer med mange forhåndsdefinerte byggeklosser. Du kan også legge til så mange egendefinerte byggeklosser som du vil.

MERK: Vi har tidligere skrevet om hvordan du refererer til tekst fra andre dokumenter i Word, slik at du kan sette inn gjenbrukbart innhold i andre dokumenter som automatisk oppdateres. Trikset som er diskutert i denne artikkelen, ligner på å bruke en AutoText-oppføring. Når innholdet er satt inn med en AutoText-oppføring, blir innholdet IKKE oppdatert automatisk når du endrer AutoText-oppføringen.

Det finnes annen programvare der ute, som den gratis PhraseExpress for Windows, som utfører en lignende oppgave hele systemet. Det er flott fordi det fungerer i alle apper, ikke bare Word, men AutoText har noen få fordeler av seg selv, nemlig at den har flere formateringsalternativer (spesielt Word-spesifikke) enn PhraseExpress, og den er tilgjengelig hvor som helst. Så hvis du ikke har lov til å installere tredjepartsprogrammer på arbeidsdatamaskinen, kan du for eksempel fortsatt bruke AutoText.

Du kan bare lagre AutoText-oppføringer i maler, ikke i dokumentene selv. Som standard lagres nye AutoText-oppføringer i Normal.dotm-malen. Dette begrenser tilgjengeligheten til dine AutoText-oppføringer kun på maskinen din, med mindre du deler Normal.dotm-malen med andre maskiner. Du kan legge til AutoText-oppføringer til egendefinerte maler, men det er begrensninger med dette som vi vil diskutere senere i denne artikkelen.

Slik oppretter du en ny AutoText-oppføring

For å starte, opprett et nytt Word-dokument og skriv inn innholdet (tekst, bilder, tabeller, etc.) som du vil legge til som en automatisk tekstoppføring. Marker deretter innholdet og klikk på "Sett inn" -fanen.

Hvis du vil at autotekstoppføringsteksten skal lagres med avsnittformateringen for alle avsnittene i oppføringen, inkludert siste avsnitt, må du kontrollere at punktmerket i slutten av siste avsnitt er inkludert i ditt valg. Stykkemarkeringen lagrer formateringen for avsnittet. Når du ikke velger punktmerket i slutten av avsnittet, tar det avsnittet stilen til den omkringliggende teksten når du setter den inn. Hvis du ikke ser avsnittet i slutten av hvert avsnitt, kan du velge å vise dem i alternativene. En hvilken som helst tegnformatering du brukte på AutoText-innholdet, lagres automatisk i AutoText-oppføringen.

I "Tekst" -delen klikker du på "Utforsk hurtigdeler" -knappen og beveger musen over "AutoText" i rullegardinmenyen. Deretter velger du "Lagre utvalg til AutoText Gallery" fra undermenyen.
I "Tekst" -delen klikker du på "Utforsk hurtigdeler" -knappen og beveger musen over "AutoText" i rullegardinmenyen. Deretter velger du "Lagre utvalg til AutoText Gallery" fra undermenyen.

MERK: Du kan merke alternativet "Lagre utvalg til hurtig delgalleri" tilgjengelig direkte på "Hurtigdeler" -menyen. Dette alternativet legger til den valgte teksten som en "Quick Parts" -oppføring, ikke en "AutoText" -oppføring. "Hurtige deler" og "AutoText" -oppføringer er begge byggeklosser. Du kan legge inn oppføringen på den måten, men vi skal diskutere å legge den til som en AutoText-oppføring.

Dialogboksen "Create New Building Block" viser. Skriv inn et navn for AutoText-oppføringen i "Navn" -redigeringsboksen.
Dialogboksen "Create New Building Block" viser. Skriv inn et navn for AutoText-oppføringen i "Navn" -redigeringsboksen.

Vi anbefaler at navnene på AutoText-oppføringene dine blir forskjellige nok, slik at du bare må skrive noen få tegn til navnet for å sette inn hver oppføring i et dokument. Hvis flere AutoText-oppføringer har navn som er veldig liknende, må du skrive nok av navnet slik at Word vet hvilken oppføring du vil sette inn.

Du kan også endre kategorien for denne oppføringen. Rullegardinlisten "Kategori" gir et alternativ til "Opprett ny kategori" som lar deg legge til denne AutoText-oppføringen til en tilpasset kategori. Du kan også endre "Galleri" der oppføringen er opprettet.
Du kan også endre kategorien for denne oppføringen. Rullegardinlisten "Kategori" gir et alternativ til "Opprett ny kategori" som lar deg legge til denne AutoText-oppføringen til en tilpasset kategori. Du kan også endre "Galleri" der oppføringen er opprettet.

I rullegardinlisten "Alternativer" kan du spesifisere hvordan oppføringen er satt inn i dokumentet. Hvis du setter inn en liten bit av tekst, for eksempel et firmanavn, velger du «Sett kun inn innhold» som legger inn innholdet i oppføringen i linjen. Du kan også sette inn innholdet som eget avsnitt eller på egen side (perfekt for å lage standard dekselsider).

Godta standardinnstillingen for rullegardinlisten "Lagre i". Dette vil lagre AutoText-oppføringen i Normal-malen.

Når du har satt opp den nye AutoText-oppføringen, klikker du på "OK".

Når du lukker det siste Word-dokumentet du har åpnet, kan følgende dialogboks vise om du vil lagre endringene som er gjort i Normal.dotm-malen, hvis du har slått på alternativet som blir bedt om å lagre Normal-malen. For å lagre AutoText-oppføringen i "Normal.dotm" -malen, klikk "Lagre".

Image
Image

Slik legger du inn en AutoText-oppføring i et dokument

Nå som vi har opprettet en ny AutoText-oppføring, la vi sette den inn i et dokument. Opprett et nytt Word-dokument eller åpne en eksisterende. Klikk på "Sett inn" -fanen igjen og flytt musen over "AutoText" i rullegardinmenyen. Du vil legge merke til at AutoText-oppføringen du har lagt til, er tilgjengelig direkte på undermenyen "AutoText". Velg den for å sette inn innholdet i den oppføringen.

Du kan også sette inn en AutoText-oppføring bare ved å skrive inn navnet på AutoText-oppføringen. En liten popup-visning med navnet på den tilsvarende AutoText-oppføringen og instruksjoner som forteller deg at du trykker "Enter" for å sette inn. Trykk "Enter" for å sette hele AutoText-oppføringen inn i dokumentet. Du kan også trykke på "F3".
Du kan også sette inn en AutoText-oppføring bare ved å skrive inn navnet på AutoText-oppføringen. En liten popup-visning med navnet på den tilsvarende AutoText-oppføringen og instruksjoner som forteller deg at du trykker "Enter" for å sette inn. Trykk "Enter" for å sette hele AutoText-oppføringen inn i dokumentet. Du kan også trykke på "F3".
Innholdet i AutoText-oppføringen er satt inn, komplett med de originale linjeskift og formatering.
Innholdet i AutoText-oppføringen er satt inn, komplett med de originale linjeskift og formatering.
For å gjøre det raskere og enklere å sette inn AutoText-oppføringer, kan du legge til "AutoText" -knappen til Hurtig tilgang-verktøylinjen.
For å gjøre det raskere og enklere å sette inn AutoText-oppføringer, kan du legge til "AutoText" -knappen til Hurtig tilgang-verktøylinjen.
Image
Image

Slik slår du på "Vis automatisk utfyllende forslag"

Hvis du ikke ser forslaget AutoComplete når du skriver inn autotekst-oppføringsnavnet, må du kanskje slå på alternativet "Vis automatisk utfylling".

For å slå på "Vis automatisk utfyllende forslag", åpne et eksisterende Word-dokument eller opprett en ny og klikk på "Fil" -fanen.

Image
Image

På backstage-skjermen klikker du på "Alternativer" i listen over alternativer til venstre.

Klikk på "Avansert" i listen over elementer på venstre side av dialogboksen "Word Options".
Klikk på "Avansert" i listen over elementer på venstre side av dialogboksen "Word Options".
I delen "Redigeringsalternativer" klikker du av for "Vis automatisk utfyllende forslag", så det er et merke i boksen.
I delen "Redigeringsalternativer" klikker du av for "Vis automatisk utfyllende forslag", så det er et merke i boksen.
Nå kan du nå trykke på "Enter" etter at du har skrevet inn en del av navnet på en AutoText-oppføring for å sette den inn.
Nå kan du nå trykke på "Enter" etter at du har skrevet inn en del av navnet på en AutoText-oppføring for å sette den inn.

Slik redigerer du innholdet til en eksisterende autotekstoppføring

Si at du har flyttet til et nytt hjem, og du må endre adressen din i AutoText-oppføringen. Det er lett å gjøre. Skriv inn oppføringen som du vil ha det i et nytt Word-dokument, velg det, og bruk deretter undermenyen "AutoText" som vi diskuterte tidligere. Velg alternativet "Save Selection to AutoText Gallery" i undermenyen under eksisterende AutoText-oppføringer.

Skriv inn samme navn som den eksisterende AutoText-oppføringen i "Navn" -redigeringsboksen og klikk "OK".
Skriv inn samme navn som den eksisterende AutoText-oppføringen i "Navn" -redigeringsboksen og klikk "OK".
En bekreftelsesdialogboks vises. Klikk "Ja" for å erstatte den forrige AutoText-oppføringen med den nye.
En bekreftelsesdialogboks vises. Klikk "Ja" for å erstatte den forrige AutoText-oppføringen med den nye.
Nå kan du sette inn den oppdaterte AutoText-oppføringen i et nytt eller eksisterende Word-dokument som du gjorde før.
Nå kan du sette inn den oppdaterte AutoText-oppføringen i et nytt eller eksisterende Word-dokument som du gjorde før.

MERK: Husk at endring av en AutoText-oppføring, IKKE endrer innholdet i den oppføringen i eksisterende dokumenter der du allerede har lagt den inn. Det reviderte innholdet i AutoText-oppføringen blir bare brukt når du legger inn oppføringen når som helst etter endring.

Slik redigerer du egenskapene til en eksisterende AutoText-oppføring

I tillegg til å redigere innholdet i en AutoText-oppføring, kan du også endre egenskapene til oppføringen, for eksempel malen der den er lagret, kategorien, og så videre.

For å gjøre dette, opprett et nytt Word-dokument eller åpne en eksisterende. Klikk på "Sett inn" -fanen og klikk deretter på "Utforsk hurtigdeler" -knappen i "Tekst" -delen. Velg "Building Blocks Organizer" i rullegardinmenyen.

Dialogboksen "Building Blocks Organizer" viser. En liste over alle "Byggeklosser" vises, og viser "Navn" til hver og hvilken "Galleri", "Kategori" og "Mal" de er i. De er oppført i alfabetisk rekkefølge i henhold til "Galleri". Vår nye "Adresse" -oppføring er oppført på toppen fordi den er i "AutoText" -galleriet. Klikk på oppføringen for å velge den. En forhåndsvisning av oppføringen vises på høyre side av dialogboksen.
Dialogboksen "Building Blocks Organizer" viser. En liste over alle "Byggeklosser" vises, og viser "Navn" til hver og hvilken "Galleri", "Kategori" og "Mal" de er i. De er oppført i alfabetisk rekkefølge i henhold til "Galleri". Vår nye "Adresse" -oppføring er oppført på toppen fordi den er i "AutoText" -galleriet. Klikk på oppføringen for å velge den. En forhåndsvisning av oppføringen vises på høyre side av dialogboksen.

Etter å ha valgt "Adresse" -oppføringen, klikk "Edit Properties" under listen over "Building blocks".

Den samme dialogboksen vises som når du opprettet AutoText-oppføringen; men nå kalles det "Modifiser byggeplass". Vi skal endre "Alternativ" til "Sett inn innhold i eget avsnitt, så adressen er alltid satt inn med en egen linje, selv om markøren er på slutten av en annen linje. Klikk "OK" når du har gjort endringen.
Den samme dialogboksen vises som når du opprettet AutoText-oppføringen; men nå kalles det "Modifiser byggeplass". Vi skal endre "Alternativ" til "Sett inn innhold i eget avsnitt, så adressen er alltid satt inn med en egen linje, selv om markøren er på slutten av en annen linje. Klikk "OK" når du har gjort endringen.
En bekreftelsesdialogboks vises igjen, og bekrefter at du vil erstatte AutoText-oppføringen med den reviderte. Klikk på "Ja".
En bekreftelsesdialogboks vises igjen, og bekrefter at du vil erstatte AutoText-oppføringen med den reviderte. Klikk på "Ja".
Image
Image

Slik sletter du en AutoText-oppføring

Hvis du oppdager at du ikke trenger en AutoText-oppføring lenger, kan du slette den fra samlingen av byggeklosser. Hvis du vil slette en AutoText-oppføring, åpner du dialogboksen "Building Blocks Organizer", som beskrevet i siste avsnitt. Velg AutoText-oppføringen du vil slette, og klikk "Slett" under listen over "Byggeklosser".

En bekreftelsesdialogboksen viser at du er sikker på at du vil slette den valgte byggeblokken, i dette tilfellet en AutoText-oppføring. Klikk på "Ja" for å slette oppføringen. Du kommer tilbake til dialogboksen "Building Blocks Organizer".Klikk på Lukk for å lukke det og gå tilbake til dokumentet.
En bekreftelsesdialogboksen viser at du er sikker på at du vil slette den valgte byggeblokken, i dette tilfellet en AutoText-oppføring. Klikk på "Ja" for å slette oppføringen. Du kommer tilbake til dialogboksen "Building Blocks Organizer".Klikk på Lukk for å lukke det og gå tilbake til dokumentet.
AutoText ser ut til å ha en quirk når du bruker en egendefinert mal. Vi testet å legge til AutoText-oppføringer til en egendefinert mal, men da vi opprettet et nytt dokument basert på denne malen, var ikke AutoText-oppføringen tilgjengelig. Men da vi opprettet et nytt dokument basert på Normal-malen, og deretter vedlagt den egendefinerte malingen til dokumentet, var AutoText-oppføringen tilgjengelig. Så, hvis du vil lagre AutoText-oppføringer i din egen tilpassede mal, må du legge til malen i dokumentene dine etter at du har opprettet dem, eller dine AutoText-oppføringer vil ikke være tilgjengelige. Hvis du oppdager noe annet, vennligst gi oss beskjed i kommentarene.
AutoText ser ut til å ha en quirk når du bruker en egendefinert mal. Vi testet å legge til AutoText-oppføringer til en egendefinert mal, men da vi opprettet et nytt dokument basert på denne malen, var ikke AutoText-oppføringen tilgjengelig. Men da vi opprettet et nytt dokument basert på Normal-malen, og deretter vedlagt den egendefinerte malingen til dokumentet, var AutoText-oppføringen tilgjengelig. Så, hvis du vil lagre AutoText-oppføringer i din egen tilpassede mal, må du legge til malen i dokumentene dine etter at du har opprettet dem, eller dine AutoText-oppføringer vil ikke være tilgjengelige. Hvis du oppdager noe annet, vennligst gi oss beskjed i kommentarene.

Eldre versjoner av Word (2003 og tidligere) tillot deg å kopiere AutoText-oppføringer fra en mal til en annen. Men fra Word 2007 ble den funksjonaliteten fjernet.

Anbefalt: