AutoText-funksjonen har vært en del av Office i lang tid, men er nå en del av Quick Parts, som ble lagt til Office 2007. I tillegg til AutoText-oppføringer kan Quick Parts-funksjonen sette inn dokumentegenskaper (for eksempel tittel og forfatter ) og felt (for eksempel datoer og sidetall). Quick Parts og AutoText oppføringer er også kjent som "Building Blocks", og Word kommer med mange forhåndsdefinerte byggeklosser. Du kan også legge til så mange egendefinerte byggeklosser som du vil.
MERK: Vi har tidligere skrevet om hvordan du refererer til tekst fra andre dokumenter i Word, slik at du kan sette inn gjenbrukbart innhold i andre dokumenter som automatisk oppdateres. Trikset som er diskutert i denne artikkelen, ligner på å bruke en AutoText-oppføring. Når innholdet er satt inn med en AutoText-oppføring, blir innholdet IKKE oppdatert automatisk når du endrer AutoText-oppføringen.
Det finnes annen programvare der ute, som den gratis PhraseExpress for Windows, som utfører en lignende oppgave hele systemet. Det er flott fordi det fungerer i alle apper, ikke bare Word, men AutoText har noen få fordeler av seg selv, nemlig at den har flere formateringsalternativer (spesielt Word-spesifikke) enn PhraseExpress, og den er tilgjengelig hvor som helst. Så hvis du ikke har lov til å installere tredjepartsprogrammer på arbeidsdatamaskinen, kan du for eksempel fortsatt bruke AutoText.
Du kan bare lagre AutoText-oppføringer i maler, ikke i dokumentene selv. Som standard lagres nye AutoText-oppføringer i Normal.dotm-malen. Dette begrenser tilgjengeligheten til dine AutoText-oppføringer kun på maskinen din, med mindre du deler Normal.dotm-malen med andre maskiner. Du kan legge til AutoText-oppføringer til egendefinerte maler, men det er begrensninger med dette som vi vil diskutere senere i denne artikkelen.
Slik oppretter du en ny AutoText-oppføring
For å starte, opprett et nytt Word-dokument og skriv inn innholdet (tekst, bilder, tabeller, etc.) som du vil legge til som en automatisk tekstoppføring. Marker deretter innholdet og klikk på "Sett inn" -fanen.
Hvis du vil at autotekstoppføringsteksten skal lagres med avsnittformateringen for alle avsnittene i oppføringen, inkludert siste avsnitt, må du kontrollere at punktmerket i slutten av siste avsnitt er inkludert i ditt valg. Stykkemarkeringen lagrer formateringen for avsnittet. Når du ikke velger punktmerket i slutten av avsnittet, tar det avsnittet stilen til den omkringliggende teksten når du setter den inn. Hvis du ikke ser avsnittet i slutten av hvert avsnitt, kan du velge å vise dem i alternativene. En hvilken som helst tegnformatering du brukte på AutoText-innholdet, lagres automatisk i AutoText-oppføringen.
MERK: Du kan merke alternativet "Lagre utvalg til hurtig delgalleri" tilgjengelig direkte på "Hurtigdeler" -menyen. Dette alternativet legger til den valgte teksten som en "Quick Parts" -oppføring, ikke en "AutoText" -oppføring. "Hurtige deler" og "AutoText" -oppføringer er begge byggeklosser. Du kan legge inn oppføringen på den måten, men vi skal diskutere å legge den til som en AutoText-oppføring.
Vi anbefaler at navnene på AutoText-oppføringene dine blir forskjellige nok, slik at du bare må skrive noen få tegn til navnet for å sette inn hver oppføring i et dokument. Hvis flere AutoText-oppføringer har navn som er veldig liknende, må du skrive nok av navnet slik at Word vet hvilken oppføring du vil sette inn.
I rullegardinlisten "Alternativer" kan du spesifisere hvordan oppføringen er satt inn i dokumentet. Hvis du setter inn en liten bit av tekst, for eksempel et firmanavn, velger du «Sett kun inn innhold» som legger inn innholdet i oppføringen i linjen. Du kan også sette inn innholdet som eget avsnitt eller på egen side (perfekt for å lage standard dekselsider).
Godta standardinnstillingen for rullegardinlisten "Lagre i". Dette vil lagre AutoText-oppføringen i Normal-malen.
Når du har satt opp den nye AutoText-oppføringen, klikker du på "OK".
Når du lukker det siste Word-dokumentet du har åpnet, kan følgende dialogboks vise om du vil lagre endringene som er gjort i Normal.dotm-malen, hvis du har slått på alternativet som blir bedt om å lagre Normal-malen. For å lagre AutoText-oppføringen i "Normal.dotm" -malen, klikk "Lagre".
Slik legger du inn en AutoText-oppføring i et dokument
Nå som vi har opprettet en ny AutoText-oppføring, la vi sette den inn i et dokument. Opprett et nytt Word-dokument eller åpne en eksisterende. Klikk på "Sett inn" -fanen igjen og flytt musen over "AutoText" i rullegardinmenyen. Du vil legge merke til at AutoText-oppføringen du har lagt til, er tilgjengelig direkte på undermenyen "AutoText". Velg den for å sette inn innholdet i den oppføringen.
Slik slår du på "Vis automatisk utfyllende forslag"
Hvis du ikke ser forslaget AutoComplete når du skriver inn autotekst-oppføringsnavnet, må du kanskje slå på alternativet "Vis automatisk utfylling".
For å slå på "Vis automatisk utfyllende forslag", åpne et eksisterende Word-dokument eller opprett en ny og klikk på "Fil" -fanen.
På backstage-skjermen klikker du på "Alternativer" i listen over alternativer til venstre.
Slik redigerer du innholdet til en eksisterende autotekstoppføring
Si at du har flyttet til et nytt hjem, og du må endre adressen din i AutoText-oppføringen. Det er lett å gjøre. Skriv inn oppføringen som du vil ha det i et nytt Word-dokument, velg det, og bruk deretter undermenyen "AutoText" som vi diskuterte tidligere. Velg alternativet "Save Selection to AutoText Gallery" i undermenyen under eksisterende AutoText-oppføringer.
MERK: Husk at endring av en AutoText-oppføring, IKKE endrer innholdet i den oppføringen i eksisterende dokumenter der du allerede har lagt den inn. Det reviderte innholdet i AutoText-oppføringen blir bare brukt når du legger inn oppføringen når som helst etter endring.
Slik redigerer du egenskapene til en eksisterende AutoText-oppføring
I tillegg til å redigere innholdet i en AutoText-oppføring, kan du også endre egenskapene til oppføringen, for eksempel malen der den er lagret, kategorien, og så videre.
For å gjøre dette, opprett et nytt Word-dokument eller åpne en eksisterende. Klikk på "Sett inn" -fanen og klikk deretter på "Utforsk hurtigdeler" -knappen i "Tekst" -delen. Velg "Building Blocks Organizer" i rullegardinmenyen.
Etter å ha valgt "Adresse" -oppføringen, klikk "Edit Properties" under listen over "Building blocks".
Slik sletter du en AutoText-oppføring
Hvis du oppdager at du ikke trenger en AutoText-oppføring lenger, kan du slette den fra samlingen av byggeklosser. Hvis du vil slette en AutoText-oppføring, åpner du dialogboksen "Building Blocks Organizer", som beskrevet i siste avsnitt. Velg AutoText-oppføringen du vil slette, og klikk "Slett" under listen over "Byggeklosser".
Eldre versjoner av Word (2003 og tidligere) tillot deg å kopiere AutoText-oppføringer fra en mal til en annen. Men fra Word 2007 ble den funksjonaliteten fjernet.