Office jobber allerede bak kulissene for å holde filstørrelsene små. Den nyere DOCX-filtypen virker hovedsakelig som en ZIP-fil, og komprimerer innholdet i filen. Bilder og tekst som vises mer enn en gang i et dokument lagres kun én gang i den aktuelle filen. Så, i hvert fall i nyere versjoner av Office-apper, finner du at store filstørrelser vanligvis er et resultat av å ha mange forskjellige bilder i dokumentene dine.
Den gode nyheten er at Office-apper også tilbyr noen nyttige verktøy for å holde disse bildestørrelsene i kontroll. I denne artikkelen bruker vi Office 2016 (mer spesifikt Word 2016) som vårt eksempel. Men du finner de samme verktøyene vi diskuterer i andre Office-programmer, som Excel og PowerPoint, og i tidligere versjoner av Office går tilbake til minst Office 2010.
Komprimer bilder i ditt Office-dokument
Det første trinnet du bør ta når du prøver å redusere filstørrelsen til et dokument med bilder, er å komprimere bildene. Hver Office-app tilbyr et praktisk verktøy for å gjøre nettopp det. Vi bruker Word her (og det er det vi refererer til i de følgende trinnene), men du finner funksjonene på samme sted i andre Office-apper.
I dokumentet klikker du på et hvilket som helst bilde for å velge det. Klikk på Format-menyen som vises på Office-verktøylinjen når du velger et bilde.
Fjern redigeringsinformasjon fra bilder
Office-apper tilbyr alle slags flotte bilderedigeringsverktøy bygget rett inn. Når du bruker dem, beholder Word det opprinnelige bildet og holder oversikt over redigeringene du har gjort, slik at du kan angre dem eller gå tilbake til det opprinnelige bildet hvis du trenger å. Hvis du er fornøyd med måten du har formatert bildene på, øker alt som lagret redigeringsinformasjon bare størrelsen på filen. Hvis komprimering av bildene i dokumentet ditt ikke fikk filstørrelsen tilstrekkelig nok, kan du også få Word til å slette den lagrede formateringsinformasjonen. Igjen, vil du kanskje lagre dokumentet som en ny fil før du begynner, slik at du kan gå tilbake til originalen om nødvendig.
Når dokumentet er åpent, klikker du på Fil-menyen.
I vårt eksempel har vi tatt en Word-fil ("File 1.docx" i følgende bilde) som inneholder ca 20 bilder av god kvalitet og veid inn med nesten 48 MB i størrelse. Mange av bildene ble beskåret, noen ble endret, og flere ble redigert på andre måter. Etter komprimering av bildene og fjerning av lagret formateringsinformasjon, er den nye filen ("Fil 2 (komprimert).docx" i bildet nedenfor) nå under 35 MB, en nedgang på 27% i filstørrelsen. Og for å illustrere bygget i komprimering i DOCX-formatet, vi også zip den filen. Som du kan se, er forskjellen i størrelse mellom de zippede og pakkede filene ubetydelig.
