Å få et møte sammen med de riktige deltakerne kan være frustrerende. Du må finne en gang alle er tilgjengelige. Deretter må du finne et ledig rom. Så håper at deltakerne ikke videresender møteforespørselen til noen ekstra som ikke trenger å delta, eller verre, send møtet til en underordnet til å delta i stedet. Vi kan ikke tvinge folk til å være ledige, og vi kan ikke gi deg et møterom, men hvis du bruker Outlook, kan vi vise deg hvordan du kan forhindre at folk videresender din møteforespørsel. La oss ta en titt.
Oppdater: En av våre lesere har gjort oppmerksom på at denne teknikken bare er tilgjengelig på Windows-versjonen av Outlook ogikke MacOS-versjonen. Takk for at du peker på dette, Floris!
Stopp en forespørsel fra å bli videresendt i Outlook eller Outlook Web App
Å stoppe en møteforespørsel fra å bli videresendt, er så enkelt som å bla gjennom en enkelt innstilling før du sender ut forespørselen.
I hele Outlook-klienten, med en åpen møteforespørsel, bytter du til "Møte" -fanen. Klikk på "Response Option" -knappen, og klikk deretter "Tillat videresending" veksle på rullegardinmenyen for å skru den av (den er slått på som standard).
Så hva skjer hvis noen prøver å videresende min møteforespørsel?
Tre ting kan skje når noen prøver å videresende en melding som du har slått av alternativet Tillat videresending:
- Hvis deltaker bruker samme versjon av Outlook som deg (og hvis de jobber for samme selskap, er det veldig sannsynlig at de er), da vil de ikke få muligheten til å videresende møteforespørselen.
- Hvis de er på en eldre versjon av Outlook, vil de kunne videresende møteforespørselen, men Microsoft Exchange vil blokkere leveransen og sende deltakerne en "ikke tilgjengelig" melding.
- Hvis de bruker et ikke-Microsoft-e-postsystem, som Gmail, vil de kunne videresende møteforespørselen uten noen begrensninger. Dette skyldes at tredjepartssystemer ikke er forpliktet til å respektere Microsofts «ikke fremover» -flagg. I fremtiden er det mulig at de vil begynne å respektere det (dette er ofte en "du skal klø på ryggen, og jeg skal klø meg", der noen som Google vil at Outlook skal respektere et Gmail-spesifikt flagg, så en avtale er ferdig ), men det er også fullt mulig at ikke noe system bortsett fra Outlook, vil respektere flagget.
Likevel, så lenge du setter opp møter med folk i organisasjonen din, bør dette fungere bra.
