Outlook lar deg lage og tilpasse mappevisninger på mange måter, for eksempel å legge til og fjerne kolonner eller gruppere og sortere meldinger. Du kan også bruke regler for å lage Outlook-visningsmeldinger på forskjellige måter basert på deres egenskaper (som avsender, emnelinje eller tidsstempel). Dette kalles betinget formatering. La oss se på hvordan det fungerer.
Oppdater: En av våre lesere har gjort oppmerksom på at betinget formatering bare er tilgjengelig på Windows-versjonen av Outlook ogikke MacOS-versjonen. Takk, Christy!
Starter
For å komme i gang med å konfigurere betinget formatering, gå til Vis> Vis innstillinger.
Hvordan reglene fungerer
Reglene er betingelsene som en melding må møte for Outlook, for å kunne bruke formateringen. I standardreglene, for eksempel, blir "Unread Messages" -regelen aktivert når en melding er merket som ulest. Når denne regelen er aktivert, bruker Outlook den dype, blå, 11-punkts Segoe UI-fonten til å vise den.
Outlook bruker regler i rekkefølge fra toppen av listen. Regler høyere oppe på listen har forrang over regler lavere ned. Hvordan fungerer dette i praksis? La oss si at du har to regler, en øverst på listen som endrer skriften til grønt, og en nedre ned i listen som endrer skriften til rød. Hvis en melding oppfyller vilkårene for begge reglene, blir skriften endret til grønt fordi denne regelen er høyere oppe på listen - regelen som setter skrift til rød, ignoreres.
Med standardreglene kan du bare endre skriften. Du kan ikke slette standardregler, eller flytte bestillingen rundt, eller endre vilkårene for regelen. Du kan slå standardreglene av, men avkrysser dem i "Regler for denne visningen" -listen.
Slik legger du til en ny regel
I vinduet Betinget formatering klikker du på «Legg til» -knappen. En ny regel kalt "Untitled" vil bli lagt til i listen. Gi regelen et navn, og klikk deretter på knappen "Tilstand".
For å gjøre dette, må du først klikke på "Fra" -knappen, som åpner adresseboken, og velger en kontakt.
Dette er bare et enkelt eksempel - du kan legge til mange forhold, selv svært komplekse. Tilbake i det filtervinduet kan du bytte til "Flere valg" -fanen for å se en rekke tilleggsbetingelser du kan velge.
- Det har blitt tildelt en bestemt kategori
- Det er lest eller ulest
- Det har vedlegg eller ingen vedlegg
- Den er merket som høy, normal eller lav prioritet
- Den er flagget av deg, av noen andre, av ingen, eller merket som fullført
- Teksten du søker etter, må samsvare med saken
- Det er en bestemt størrelse, større eller mindre enn en bestemt størrelse, eller mellom to størrelser
Bytt til "Avansert" -fanen, og du kan opprette komplekse forhold.
- Når som helst
- I går
- I dag
- I morgen
- I de siste 7 dagene
- I de neste 7 dagene
- Forrige uke
- Denne uka
- Neste uke
- Forrige måned
- Denne måneden
- Neste måned
- På
- På eller etter
- På eller før
- Mellom
- eksisterer
- Eksisterer ikke
Og de andre feltene du kan velge, tilbyr like mange alternativer.
Velg tilstanden din, legg til en verdi, og klikk på "Legg til i liste" -knappen.
Du kan sette opp flere forhold i en regel for å få ting så spesifikke som du vil. Ønsker å ha Outlook-skjermmeldinger i en rød 16pt skrift hvis de kommer fra en bestemt kontakt mottatt de siste sju dagene, inneholder et bestemt ord i emnet, og inkludere et vedlegg? Ikke et problem.
Slik sletter du en regel
Hvis du har opprettet en regel, og du ikke lenger vil ha det, er det enkelt å slette. I regelen Formateringsformatering velger du regelen du vil slette, og klikker på "Slett" -knappen. Bare husk at du bare kan slette regler du har opprettet-ikke Outlooks innebygde standardregler.
