SCHOOL NAVIGASJON
- Bli kjent med Gmail
- Mobilapp, komponere e-post og samtaler
- Innboksadministrasjon og etiketter
- Postfiltre og stjernesystemet
- Vedlegg, signaturer og sikkerhet
- Invitasjoner og ferieresponsere
- Bruk Gmail som en oppgaveliste
- Flere kontoer, tastatursnarveier og ekstern signout
- Bruk Gmail-kontoen din for å få tilgang til andre kontoer
- Strømtips og Gmail Labs
Etiketter er flotte, men de kan brukes mye mer effektivt ved å inkorporere filtre, slik at meldinger som kommer til å oppfylle visse kriterier automatisk har en etikett eller etiketter påført. Dette bidrar sterkt til organisasjonen og kan i stor grad redusere innboks kaos.
Opprett et nytt filter ved hjelp av søkeboksen
For å opprette et nytt filter, vil vi spesifisere søkealternativer i boksen "Søk" og opprette et filter fra søket. For å gjøre dette, klikk på nedpilen i boksen "Søk".
For å opprette et filter basert på dette søket, klikker du koblingen "Opprett filter med dette søket".
Vi valgte for eksempel å merke alltid meldinger som kommer fra den angitte e-postadressen med "HTG School" -merket, og å merke disse meldingene som "viktig". Vi bestemte oss også for å bruke filteret på alle eksisterende e-postmeldinger fra denne personen.
MERK: Hvis du vil at etikettene dine skal fungere som mapper, kan du velge "Hopp over innboksen (arkiver den)" for automatisk å flytte e-post til etiketter når de kommer. Dette holder e-postene mer organisert, men du kan risikere å savne en viktig melding fordi den ikke vises automatisk i innboksen din.
Når du har angitt filterkriteriene, klikker du på "Opprett filter".
MERK: Når du velger å videresende en melding som en handling i et filter, vil bare nye meldinger bli påvirket. Eventuelle eksisterende meldinger som filtret gjelder for, blir ikke videresendt.
Opprett et nytt filter ved hjelp av skjermbildet Innstillinger
Du kan også opprette et filter i "Innstillinger".
Gå til skjermbildet "Innstillinger" som tidligere beskrevet og klikk på "Filtrene" -koblingen øverst.
I stedet for å ende opp igjen i innboksen din, blir du returnert til skjermbildet "Filters" og ditt nye filter er oppført. Du kan redigere, slette eller velge den som skal eksporteres (eksporterende filtre vil bli diskutert senere i denne leksjonen).
Bruk en bestemt melding til å opprette et nytt filter
Du kan også opprette et filter basert på en eksisterende melding. For å gjøre dette, velg en melding i meldingslisten eller i en etikett.
MERK: Du kan bruke denne metoden til å konfigurere filtre for å automatisk slette uønskede e-poster når du mottar dem.
Påfør samme filter til mange avsendere
Du kan bruke ett filter til å administrere meldinger fra en rekke forskjellige e-postadresser. For eksempel kan vi spesifisere for å merke meldinger fra flere personer med "HTG School" -merket. For å gjøre dette, åpne dialogboksen for søkealternativer ved hjelp av nedpilen i boksen "Søk".
Legg til hver e-postadresse i "Fra" -feltet, adskilt med ordet "ELLER", og klikk "Opprett filter med dette søket."
MERK: Husk å merke av for "Anvend også filter til samsvarende samtaler" hvis du vil bruke dette filteret til meldinger du allerede har mottatt fra disse to e-postadressene.
Eksporter og importer filtre
Nå som du har lært hvordan du konfigurerer filtre, har du sannsynligvis opprettet noen svært nyttige filtre som du kanskje vil bruke i andre Gmail-kontoer. Du kan eksportere filtre fra en konto og importere dem til en annen.
Eksporter et filter
For å eksportere et filter, må du først få tilgang til skjermbildet "Filters" på skjermbildet "Innstillinger" (ved hjelp av "Innstillinger" -knappen). Deretter velger du filteret du vil eksportere i listen, og klikker på "Eksporter".
MERK: Du kan velge flere filtre for å eksportere samtidig.
Importer et filter
For å importere et filter til Gmail-kontoen din, gå til "Filtrene" på "Innstillinger" -skjermbildet, og klikk på koblingen "Importer filtre".
MERK: Hvis du forandrer deg om å importere filteret, klikker du på koblingen "Avbryt import".
Hold styr på viktige e-poster ved hjelp av stjernesystemet
Med Gmails stjernesystem kan du markere de viktigste e-postadressene dine, slik at du enkelt kan finne dem senere. Som standard er stjernemerkede meldinger merket med en gul stjerne, men du kan legge til andre farger og typer stjerner.
Stjerner vises til venstre for avsenderens navn i innboksen din.
Legg til en stjerne i en melding
Hvis du vil legge til en stjerne i en melding i innboksen din, klikker du på stjerneikonet ved siden av avsenderens navn, som vist på bildet ovenfor.
Du kan også legge til en stjerne i en melding mens den er åpen. For å gjøre dette, klikk på stjerneikonet øverst til høyre i meldingen til høyre for datoen. I samtaler vil det være til høyre for den første meldingen øverst i samtalen.
Bruk flere stjernedesigner på dine meldinger
Gmail lar deg bruke flere farger og typer "stjerner" for å skille meldinger fra hverandre.
Denne funksjonen er nyttig hvis du vil markere flere meldinger med varierende nivåer av betydning. For eksempel kan du bruke en lilla stjerne for meldinger du vil lese igjen, og et rødt utropstegn for meldinger du må følge opp på.
Klikk på "Innstillinger" -knappen og velg "Innstillinger" fra rullegardinmenyen. På "Generelt" -fanen, bla ned til "Stjerner" -delen. Dra ikoner fra delen Ikke i bruk til delen "Til bruk" for å legge til forskjellige typer stjerner. Hvis du har mer enn én type stjerne i bruk, klikker du på stjernesignalet ved siden av en e-postmelding gjennom alle stjernene som er i bruk. Hvis du stjerne en melding mens den er åpen, brukes bare den første stjernetypen.
Finn stjernede meldinger
For å se alle dine stjernemerkede meldinger, klikk på "Starred" -merket på venstre side av hoved Gmail-vinduet. Du kan også søke etter stjernemerkede meldinger ved å skrive "er: stjernemerket" i "Søk" -boksen.
Finn meldinger med en bestemt type stjerne
Hvis du har brukt flere forskjellige typer stjerner til å markere meldingene dine, kan du søke etter en bestemt type stjerne. For å gjøre dette, søk med "har:" med stjernens navn (for eksempel "har: red-bang").
Hold stjernemerkede meldinger ut av hovedfanen
Hvis du organiserer innboksen din med de konfigurerbare fanene som er nevnt tidligere i denne leksjonen, er også meldinger fra andre faner som er merket med en stjerne, inkludert i "Primær" -fanen. Hvis du ikke vil se stjernemerkede meldinger fra de andre kategoriene på "Primær" -fanen, kan du slå av denne.
Klikk på "+" -ikonet til høyre for fanene.
Nestemann …
Vi er her nå på slutten av leksjonen 4, men du er allerede på vei til å være en Gmail-profesjonell! På bare fire korte dager, vet du nå så mye som du trenger å vite for å virkelig lage innboksen din, og meldinger vil nå automatisk finne veien til sine utpekte etiketter uten å fylle inn innboksen din.
I neste leksjon skal vi snakke om signaturer og hvordan du holder profilen din trygg og data sikkerhetskopiert.